Каталог предприятий

 

Информационные технологии

30.07.2007

Складской учет = учет на складе

Оценка
Эксперты:
1.00
Анонимы:
1.84
Просмотров:
43425
Комментариев:
4
vktr аватар
(рейтинг: 3.00/2.20)

«Параллельный учет»

Примеры, когда работой склада фактически «руководят» сотрудники отдела продаж, которые дают распоряжения на отгрузку товаров клиентам, а контролирует результаты бухгалтерия по данным бухгалтерского и налогового учета, встречаются очень часто – особенно в торговых компаниях. Периодически происходят инвентаризации по схеме: «вы посчитайте, что у вас есть, а мы скажем, чего и сколько не хватает» (это не преувеличение, а цитата реального менеджера!). А потом решим, что делать – списывать или удерживать недостачу из зарплаты работников.

Наверное, для заведующих складами и кладовщиков не очень приятна ситуация, когда приходится платить непонятно за что и почему. Но дать адекватный ответ они не могут, поскольку сами не знают: сколько, когда и какого товара на склад пришло и куда он подевался. А если весомых аргументов в свою защиту нет, спорить не приходится: сказали «виноват», значит, виноват. Когда система учета одна и ее не с чем сравнивать, именно она и является «истиной в последней инстанции».

Никто, конечно, не принимает во внимание, что в данном случае учетом движения ТМЦ на складе занимаются люди, не работающие в его структуре, незнакомые с его спецификой и – что не менее важно – не несущие материальной ответственности. Они также могут ошибаться в расчетах или оформлении документов, например, при приходовании товара или проводках расходных накладных. Но, как правило, никто не любит признаваться в своих ошибках, а часто платить за них приходится сотрудникам склада. И «цена вопроса» может быть достаточно высокой.

Логика подсказывает, что застраховать себя от таких проблем склад может только одним путем – наладив собственный учет движения товаров и материалов. Параллельно с бухгалтерией, за которой остается учет по финансовым документам.

Вариант, когда два учета – бухгалтерский (в основном финансовый) и складской (количественный) – ведутся одновременно и параллельно, имеет большие преимущества. Во-первых, есть возможность сравнивать данные, полученные различными методами, т.е. появляется дополнительная страховка от ошибок. Во-вторых, заведующий складом получает реальную возможность управлять процессами в складе, которой он в принципе лишен, когда не владеет оперативной информацией.

Ведь на самом деле сейчас задачи склада гораздо шире простого учета движения товаров и материалов. Зачастую компании необходим учет по срокам годности, по уникальным номерам (штрих-кодам, серийным номерам и т.д.), планирование размещения товаров в складе (адресное хранение) и пр. Все эти операции требуют четких процедур и контроля выполнения. А если еще вспомнить о партионном учете или FIFO, то можно прийти к выводу, что данных бухгалтерского учета (по приходным и расходным документам) может оказаться недостаточно, чтобы сделать ситуацию в складе управляемой.

Очевидно, инициатором и организатором внедрения «собственного» учета в складе должен стать его руководитель – как лицо наиболее заинтересованное в том, чтобы иметь возможность реально влиять на положение дел во вверенном подразделении.

Механизм постановки такого учета не есть «тайна за семью печатями» и корнями своими уходит в средние века, когда любой приказчик в магазине знал, что получено ХХХХ товара, первого числа отпущено Х и пятого ХХ, а Х на десятое должно быть остатка. Если его нет, хозяин придет и заставит платить. Поэтому велись амбарные книги, учитывались поступления товара, учитывались отгрузки. Хозяин проверял «делопроизводство» и прогонял нерадивого приказчика, который вел записи неаккуратно – прозрачный учет лучшее средство от злоупотреблений.

Часто - проще всего вернуться к старой архаичной системе карточек складского учета. Кому доводилось бывать на складах в советские времена, тот помнит эти объемные «гроссбухи», в которых кладовщик записывал, кому, когда, сколько товара выдано и по каким документам. Сейчас, конечно, удобнее вести эти «гроссбухи» в электронных таблицах, в том же Excel – и это уже будет хоть какой-никакой, но все-таки учет. И даже немного автоматизированный. По крайней мере (при аккуратном внесении информации и ограничении прав редактирования таблиц), в любой момент, войдя на нужную страницу, можно будет точно узнать, когда отгружен какой товар и согласно каких накладных.

Вести этот «первичный» учет должен именно тот сотрудник, который непосредственно отвечает за сохранность ТМЦ. И никто, кроме него, не должен иметь права изменения информации или доступа к корректировкам проведенных (отработанных) перемещений (движений) товара.

Не должно возникать проблем и с синхронизацией данных из двух систем учета – она производится согласно прописанной на предприятии процедуре инвентаризации (внутренних переучетов).

Бухгалтерия ведет учет по своим финансовым документам, склад – по карточкам складского учета. В любой момент можно просто сравнить данные, полученные двумя разными способами. Если все совпало, значит, ошибок нет. Если данные расходятся, есть смысл сделать сверку, найти, где допущена ошибка, исправить, а потом уже проверять физическое наличие данного товара на складе. Такие сверки делаются:

а) через определенные временные периоды (допустим, каждый месяц);

б) при любом расхождении данных. Например, если в учетной системе предприятия товар числится, а в наличии на складе его нет – это уже повод немедленно сделать сверку учета и выборочную инвентаризацию этого товара.

Все это было когда-то нерушимым законом для любого склада – как говорится, старожилы помнят. Но в определенный момент, когда ассортимент скачкообразно вырос со 100 до 10 тыс. наименований, оборачиваемость увеличилась с 5 до 100 накладных в день, старые бумажные формы ведения учета практически отмерли, а новых тогда еще никто не придумал. Не было соответствующего уровня автоматизации, массового использования ПК. А со временем такое положение вещей просто стало привычным: склад получает и отгружает, а бухгалтерия считает. И у завскладом зачастую даже нет желания разбираться, отчего и почему возникают проблемы – проще обвинить во всем программистов, у которых «система неправильно считает» или отдел учета («не разбираются»). Пресловутая матответственность с лихвой компенсируется альтернативным  (или неформальным) учетом: «Плюс-минус два-три ящика, но в норму списания вложусь», «А этот товар у нас явно в избытке», или «Я знаю, что об этом никто не знает, значит, можно использовать по своему усмотрению».

Не являются большой редкостью и случаи, когда кладовщик вычеркивает из накладной как отсутствующий и не отпускает товар, который на самом деле есть, просто лежит в другом месте. Когда нет хозяина, нет личной заинтересованности и ответственности за качественное выполнение своих функций, по-другому, очевидно, и быть не может. А какая уж тут ответственность, если и сверху, и со стороны – целая толпа начальников, каждый из которых отдает свои распоряжения, и о том, что было, что будет и что должно быть, знают только в «высоких кабинетах»? Да и рядом еще два-три таких же «ответственных» за все и ни за что.

Завскладом  и складской учет  

По логике вещей, заведующий складом – его руководитель, т.е. человек, который управляет и направляет процесс. Но может ли он это делать, если решений самостоятельно не принимает, по любому вопросу ждет указаний и распоряжений, полностью полагается на кого-то «сверху» или «со стороны»? Ведь вся информация о реальном положении дел именно там, «наверху», и находится. Но в таком случае завскладом – уже не руководитель, а простой исполнитель, повышенный в должности кладовщик.

Чем отличается менеджер склада от кладовщика? Последний работает в узком срезе времени, выполняет определенную операцию – принимает или выдает товар. От рядового работника он отличается только тем, что немножко знает документооборот. Причем не его организацию, а правила заполнения конкретного документа в данной ситуации. Т.е. то, что нужно сделать здесь и сейчас. А завскладом – это человек, который должен планировать и организовывать всю эту систему, отслеживать, как она работает, и в случае необходимости оперативно вносить коррективы. Для этого у него должны быть и соответствующие данные, и видение перспективы, и организаторские способности, и понимание, как этот процесс работает.

Но при бурном росте предприятия нередко получается так, что хороший кладовщик в какой-то момент времени идет на повышение и становится начальником склада. Не проходя никакого обучения, не пополняя багаж знаний. Должность и звание меняются, а привычки и уровень компетентности остаются прежними. И он все так же автоматически продолжает принимать и отгружать, и ждет, пока ему кто-то скажет, что делать, и сообщит, чего у него сколько на складе находится.

«Идеальный» (успешный?) завскладом должен иметь соответствующее (желательно техническое, желательно высшее) образование, определенный багаж знаний. Ему необходимо не только разбираться в технике и складском оборудовании, но и руководить людьми, организовать их работу, уметь наладить складской учет и оперировать его данными. Плюс - по возможности разобраться, как работает внедренное программное обеспечение – т.е. быть опытным пользователем компьютера. Вопрос: где такого человека взять? Насколько я знаю, ни один вуз таких специалистов не готовит. Очевидно, в программе подготовки логистов должен быть складской учет, хотя бы как отдельный предмет или тема. Но в любом случае мощности институтов, которые у нас есть, по сравнению с потребностями рынка просто мизерные, на выходе -  квалифицированного персонала практически  нет.

Есть, конечно, в Украине небольшое количество специалистов достаточно высокого уровня – при желании необходимые знания найти можно: доступна литература, проводится немало специализированных семинаров, учебных курсов и т.п. Да и в процессе работы человек думающий, ищущий способен многому научиться, приобрести необходимое понимание, навыки и опыт. Но при общем дефиците подготовленных кадров человек такой квалификации заработает свою сумму денег и без работы на складе с его далекими от идеала условиями работы, материальной ответственностью и персоналом, иногда предпочитающим ненормативную лексику. Он может уйти в торговый отдел, финансы, на какую-то организаторскую работу, всегда будет востребован как администратор.

Тем более, что предложить заведующему складом зарплату, адекватную такому уровню квалификации, готовы далеко не на каждом предприятии. Иногда владельцы или топ-менеджеры бизнеса предпочитают потратить деньги на приобретение суперсовременной автоматизированной системы управления: «мы заплатим много денег, установим умную программу, и она сама работать будет, люди станут не важны и не нужны».

Об этом не говорится в рекламе софтверных компаний, но ни одна, даже самая могучая и дорогостоящая программа не может работать сама, без участия человека. Она не научена думать, принимать решения и выдавать распоряжения. Она просто по заданным алгоритмам обрабатывает информацию, которая в нее вводится. Если эта информация недостаточна (а тем более ошибочна) или введена некорректно, результаты ее обработки вряд ли помогут решить какие-то проблемы. Но если даже все сделано правильно и результат получен верный, интерпретировать его, сделать выводы и спланировать дальнейшие действия может только человек. Естественно, обладающий соответствующими знаниями и полномочиями.

Мнение, что можно посадить к компьютеру малограмотного человека и научить его нажимать три кнопки, в корне ошибочно. Что делать, если он нажмет не те кнопки или не в той последовательности? Как поступить, если возникнет внештатная ситуация в складе (ничего трагичного, но внезапно изменилась расфасовка продукции или «внезапно» поступили новые товары)? Хорошие и умные вещи остаются таковыми только в умных руках. Качество работы программы зависит от того, кто ею управляет. Это как дорогой гоночный автомобиль: если за руль сядет опытный водитель – все будет прекрасно, но если вчерашний выпускник курсов вождения… Можно считать, что деньги на «игрушку» выброшены на ветер. Не лучше ли потратить часть их на наем персонала соответствующей квалификации?

Кочевник аватар
Дмитрий Василовский

Виктор, можете какое-нибудь ПО для учёта помимо Экселя и Аксесса порекоммендовать? У нас неприбыльная организация, бюджетная. Склад без нормального учёта и в очень плачевном состоянии. Только ПО украинского производителя. Заранее спасибо  

Текущая оценка коментария: - 0  - 0  - 0  (эксперты) / - 0  - 0  - 0  (анонимы)
Ваша оценка:
curly аватар
Иван Зинченко

Идея использовать бухгалтерский учет как управленческий - в корне ошибочна. Это утверждение многократно проверено "потом и кровью".

Текущая оценка коментария: - 0  - 0  - 0  (эксперты) / - 0  - 0  - 1  (анонимы)
Ваша оценка:
vktr аватар
Виктор Барановский

1. А если запретить перепроводки докуентов задним числом?

2. Бухгалтерский учет есть объективная реальность, используемая для определения остатков склада :) - потому если его склад игнорирует, это тоже в корне ошибочно.  

Текущая оценка коментария: - 0  - 0  - 0  (эксперты) / - 0  - 0  - 1  (анонимы)
Ваша оценка:
atodurov аватар
Тодуров Андрей Федорович

В общем, с оглядкой на объемы указанных операций (100 в день) разговор о параллельном учете вполне приемлим, и вести учет в Экселе или Аксесе вполне возможно. Но что делать, если таких заказов становится 1000? Опять приходим к умному программному обеспечению? И такой замечание: ведь все равно бухгалтерский учет при правильном настроенном программном обеспечении основывается на данных складского учета. Может, действительно, увлекшись всякого рода ERP системами мы стали забывать об обыкновенном и четком "первичном" учете, который, в силу власти денег, отошел на второй план? По-моему выходом в таких ситуациях становится внедрение параллельных учетных систем, согласен с автором, но глобальный контроль за нимим должен идти из одного места: толи ИТ отдел, толи отдел логистики, и, в конечном счете, от генерального директора...

Текущая оценка коментария: - 0  - 0  - 1  (эксперты) / - 0  - 0  - 0  (анонимы)
Ваша оценка: