Каталог предприятий

 

Информационный обмен в цепочке поставок

23.10.2008

Перспективы развития электронного документооборота в Украине

Оценка
Эксперты:
2.00
Анонимы:
0.00
Просмотров:
5869
Комментариев:
2
oseledko аватар
(рейтинг: 0.00/0.00)

 

Сегодня в области бизнеса создается и обрабатывается внушительное количество разнообразной бумажной документации. Она включает в себя заказы на поставку, счета-фактуры,  отчеты и иную бизнес-документацию. С развитием компьютерных и информационных технологий в наше время большинство компаний пытается автоматизировать или каким то образом упростить обработку документооборота не только внутри самого предприятия, но и со стратегическими партнерами – клиентами или поставщиками. Многие компании успешно создают модули по синхронизации документов со своими партнерами на базе используемой ERP системы силами собственного IT-отдела. В таком случае очень важно какое место ты занимаешь в цепочке продвижения товаров или услуг (согласитесь, что производителям организовать электронный обмен документами повлияв  на своих дистрибуторов не составит большого труда; и наоборот, дистрибутору будет сложно организовать синхронизацию документов с несколькими поставщиками если они будут различного формата).

Но давайте не будем останавливаться на успехах отечественных компаний и обратим внимание на мировой опыт.  Проблемой усовершенствования документооборота мировое сообщество занималось еще в начале 80-х. Основной сферой применения систем автоматизации документооборота стала международная торговля. И как инструмент регулировки процессов международной торговли, таможня в первую очередь заинтересована в облегчении этих процессов при сохранении возможностей полного контроля за грузопотоками. Это, в свою очередь, может быть достигнуто только при условии, если все документы будут обладать способностью к компьютерной обработке. К счастью, желание иметь документы, которые могли бы быть легко обработаны на компьютере, совпадает с желанием остальных участников процесса.

Все это привело к зарождению идеи - стачала просто электронного представления документов, а затем и его стандартизации и систематизации. Указанные идеи довольно быстро обрели воплощение - в Великобритании был разработан европейский стандарт TRADACOMS, и в США - стандарт X.12, разрабо-танный американским институтом стандартизации ANSI. После этого специалисты, занимающиеся этими вопросами пришли к выводу, что лучше иметь один хороший международный стандарт, чем национальный, и именно для его разработки была создана рабочая группа , работающая под эгидой ООН для разработки и поддержки междуна-родного стандарта UN/EDIFACT (United Nations rules for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, в переводе - "Правила ООН электронного обмена документами для государственного управления торговли и транспорта". Первая версия нового международного стандарта была опубликована в 1988г. Таким образом, 1988 год можно считать годом возникновения EDI систем.

 Действительно, передать данные - это функция любой сети. Передать документ - это более интеллектуальная процедура, которая является более сложной, и  нужной, так как отражает конечную цель всех процессов. По определению EDI (Electronic Data Interchange) – это передача структурированных данных в виде стандартных сообщений между компьютерными приложениями по электронным средствам связи при минимальном участии человека. При помощи технологии EDI данные из корпоративных компьютерных систем переводятся на понятный всем стандарт и передаются по надежным телекоммуникационным каналам, как правило, по корпоративной сети передачи данных.

EDI = (Electronic Data Interchange) Электронный документооборот

* между бизнес-партнерами (производителями, поставщиками, дистрибуторами, ритейлерами);

* обмен стандартизированными сообщениями (EANCOM @ EDIFACT, ЗАКАЗ (ORDERS), УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ОТГРУЗКЕ (DESAVD), УВЕДОМЛЕНИЕ О ПОЛУЧЕНИИ (RECAVD), СЧЕТ/СЧЕТ-ФАКТУРА (INVOIC);

* между различными ERP-системами (1C Предприятие, FinExpert, SAP, Oracleи т.д.);

* с использованием Интернет и технологий защиты данных;

* с применением идентификации товаров по GTIN-номерам и с адресацией контрагентов по GLN-номерам;

* с возможностью использования цифровой подписи;

* с возможностью внедрения новых типов бизнес-процессов;

* с высочайшим уровнем безопасности и гарантии доставки сообщений.

Основные преимущества использования технологий EDI заключаются в автоматизации выполнения коммерческих транзакций, при котором на несколько порядков увеличивается скорость прохождения и обработки документов при одновременном сокращении количества ошибок ввода/вывода данных. Американской фирмой IMC (International Marketing Company) были проведены исследования по изучению бумажных потоков подготовки и оформления документов участников международной торговли. В результате исследования оказалось, что в общей сложности все участники внешнеэкономической деятельности в рамках одной поставки (партии товаров) оформляют 40 документов-оригиналов и 360 копий.  По данным исследований  внедрение EDI-систем позволяет снизить расходы, связанные с составлением документов до 7-10% от общей стоимости сделки.

Правильное внедрение такой системы приводит к изменению технологии работы и совершенствованию документооборота компании. EDI внедряется только методом интеграции в системы автоматизации. При этом происходит значительное сокращение ручного труда и, как следствие, персонала компании, связанного занятого работой с документами. В настоящее время в системах EDI широко используются около двенадцати стандартов, но наибольшую популярность прибрели два стандарта: UN/EDIFACT и ANSI X-12. Так, например, в США около 500 тыс. пользователей EDI обмена в формате UN/EDIFACT, и такое же количество пользователей формата ANSI X-12.

Мы стоим в самом начале внедрения услуг EDI. Отсутствие опыта и знаний – преходящие моменты. В настоящее время из-за отсутствия законодательного регулиро-вания процессов электронного обмена документами полномасштабное развитие систем EDI в нашей стране сильно затруднено. Но стремительное развитие в мире систем элек-тронной коммерции раскачивает официальные власти и жизнь вынуждает использовать параллельно с бумажными документами и их электронный образ.  Опыт  европейских стран показывает, что нам никуда не деться от широкомасштабного использования EDI в будущем. Бумажные кипы накладных и оригиналов заказов непременно исчезнут. И насколько быстро это произойдет, зависит от всех нас.

curly аватар
Иван Зинченко

Вопрос резонный, если не брать во внимание выгоду отказа от бумажных носителей, что само по себе экономия, размер которой определять должен каждый для своего конкретного случая, есть несколько причин, важность каждой из них возрастает с увеличением масштабов деятельности и,как следствие, увеличением собственно потока документов: 1) скорость обработки (экономия ресурсов) 2) контролируемость процессов (сокращение времени поиска, возможность "на лету" просмотреть цепочку документов и понять собственно на каком мы свете) 3) простота обработки данных и получения аналитики ("Анечка, отберите мне все договора поставки на клиента "Рога и Копыта" за 2005 год" - и Анечка зарывается в архивных папках на неопределенный срок). К полученной экономии (1,2,3) добавьте экономический эффект от своевременно принятых управленческих решений, опять таки индживидуально для каждого бизнеса и отнимите оттуда стоимость внедрения и ТСО такой системы (ТСО, включая риски потери и кражи информации). Вот и получаем ответ на Ваш вопрос.

Текущая оценка коментария: - 0  - 0  - 0  (эксперты) / - 0  - 0  - 0  (анонимы)
Ваша оценка:
mihail аватар
Михаил

Относительно нашей "специфики" использовать электронный документооборот не вместо бумажного, а параллельно с ним - согласен. И такая практика - лучше чем игнорировать электронный обмен документами. Но - статья слишком общая. Где конкретные и измеримые выгоды для компании от внедрения электронного документооборота? Пока - я вижу у себя только заявки в ИТ-отдел, причем "расплывчатые" - "сделайте нам электронный документооборот, потому что все про него говорят и нам от тоже наверное нужен"...

Текущая оценка коментария: - 0  - 1  - 2  (эксперты) / - 0  - 0  - 0  (анонимы)
Ваша оценка: