Каталог предприятий

 

Складской учет и документооборот

19.09.2010

Зачем нужна автоматизация учета и торговли

Оценка
Эксперты:
0.00
Анонимы:
2.00
Просмотров:
6494
Комментариев:
0
Torgsoft аватар
(рейтинг: 0.00/0.00)
Важное условие — маркирование

При организации учета в магазине важную роль играют программные и технические средства автоматизации как мобильные, так и стационарные: сканеры штрихкодов, принтеры этикеток, терминалы сбора данных. Все это, наряду с программным обеспечением, позволяет вести учет товара в тот момент, когда он перемещается ил и продается. Темп современного бизнеса не позволяет откладывать процесс регистрации движения товаров.

Важным условием успешной автоматизации учета и торговли является обеспечение маркирования всего товара, который поступает в продажу. Обычно только часть товара имеет штрих кодовую маркировку, выполненную производителем. Для немаркированного товара магазин сам должен сформировать штрих-код и прикрепить его к товару. Для этого используются специализированные принтеры этикеток.

Наша компания предлагает своим клиентам хорошо зарекомендовавшие себя принтеры Zebra, позволяющие печатать этикетки как в термо-, так и в трансферном режиме. В зависимости от условий хранения товара клиент может выбрать приемлемый для него способ печати и устойчивости изображения на этикетке.

Две схемы снабжения

Небольшие магазины штучных товаров часто объединяются в торговые сети, предлагающие своим покупателям определенную товарную группу и общую дисконтную систему накопительных скидок. С точки зрения автоматизации торговой сети каждая торговая точка — это автономный центр регистрации движения товара и денег с возможностью передачи данных на центральный сервер торговой сети. В таких торговых сетях встречается две основных схемы снабжения товаром: централизованное и децентрализованное снабжение.

Для автоматизации учета централизованное снабжение является предпочтительным, поскольку обеспечивает единое маркирование товара на центральном складе. При таком снабжении требования к информационным системам на торговых точках существенно ниже, чем при децентрализованном снабжении. На торговую точку поступает уже подготовленная информация о товаре в виде накладных внутренней передачи, а товар уже маркирован и готов к продаже.

Децентрализованное снабжение требует от системы автоматизации обеспечения регистрации поступающего товара, при необходимости — его маркирование штрих-кодом. Присвоенный товару штрих-код уникален в пределах всей торговой сети. Распределенная информационная система торговой сети должна обеспечивать единую накопительную систему скидок и единую политику скидок, возможность перемещения товаров между любыми торговыми точками торговой сети, передавать данные о продажах на центральный сервер и получать обратно информацию о ценах, новых товарах, клиентах и суммах их покупок на других торговых точках. Сервер торговой сети накапливает информацию о работе всех торговых точек, ведет единый финансовый учет по каждой торговой точке, при необходимости обеспечивает единое ценообразование, рассчитывает прибыльность точек.

Появление на рынке дешевых переносных компьютеров и так называемых субноутбуков позволяет предлагать для автоматизации торговых точек полноценное мобильное решение, стоимость которого сравнима со стоимостью простого терминала сбора данных. Однако по своим возможностям такое решение значительно превосходит возможности терминала. Единственным недостатком пока остается незначительное время работы от внутренней батареи, что существенно ограничивает их применение на неэлектрифицированных торговых точках.

Терминал сбора данных

Применение терминалов сбора данных оправдано в тех магазинах, торговая площадь которых превышает 100 кв. м. Терминалы необходимы в основном для проведения инвентаризации товара, регистрации перемещения товаров между складами и магазинами, для торговли на небольших торговых точках, где невозможна установка переносного компьютера.

Мы предлагаем своим клиентам недорогой терминал Casio DT-930 с объемом оперативной памяти 16 Мб. Этот терминал хранит в своей памяти практически неограниченное количество наименований товаров и цен. Программное обеспечение терминала позволяет при сканировании товара видеть его название, цену и вводить количество. Собранные терминалом данные передаются в информационную систему магазина при подключении терминала к основному компьютеру.

По оценкам наших специалистов эффективная продажа систем автоматизации для небольших магазинов возможна в том случае, если стоимость владения такой системой не будет превышать оборота магазина за несколько дней активной торговли. В зависисмости от модели и производителя торгового оборудования (сканер штрих-кодов, нефискальный принтер чеков, принтер штрих-кодов и этикеток, терминал сбора данных) и программного обеспечения цена одного рабочего места в может меняться.

Упрощенный учет и безопасность

Важным требованием к программному обеспечению для магазина является возможность быстрого освоения всего учетного комплекса, как хозяином магазина, так и персоналом. Большинство магазинов использует упрощенную схему и работает на едином налоге. При этом предприниматель нередко принимает активное участие в ведении учета. Как правило, у него нет времени на освоение основ бухгалтерии. Программа должна «общаться» на языке, понятном предпринимателю. Это значительно упрощает освоение системы и её последующую эксплуатацию.

Для персонала важно в процессе продажи обладать необходимой информацией о товаре и покупателе и выполнять минимум операций с компьютером. Основной инструмент для продавца – сканер штрих кода. Он позволяет выбрать товар со склада, определить процент скидки клиента по его дисконтной карте и, в случае возврата, автоматически определить список возвращаемого товара по товарному чеку. При таком подходе процесс освоения работы с программой для продавцов не представляет сложностей.

С точки зрения безопасности важно, чтобы персонал магазина не мог видеть не предназначенной для него информации. При минимальном доступе продавец не может видеть суммы, которая должна быть в кассе в конце дня, количества товара на складе, истории продаж. Предприниматель имеет возможность  настраивать уровень доступа в зависимости от функциональных обязанностей и степени доверия к тому или иному сотруднику магазина. Это позволяет с одной стороны соблюдать информационную безопасность бизнеса, с другой - делегировать свои полномочия. Так, например, трудоемкий процесс приемки товара, можно поручить товароведу, но сохранить за собой право контроля по общей сумме и последующей блокировки приходной накладной.

Систематизированная информация о бизнесе может нанести серьезный ущерб при попадании ее в чужие руки. Поэтому большое значение приобретает надежность хранения информации, безопасность доступа к ней, отсутствие возможности получения копии базы данных без ведома владельца бизнеса.

Накопительные скидки сделают покупателя постоянным клиентом

В торговле промышленными товарами обязательно должна существовать система скидок, которая привлекает и стимулирует активность покупателей. Острая конкурентная борьба за покупателя ведется, как правило, именно с помощью привязки покупателя дисконтной картой. Дисконтные карты делают покупателя постоянным клиентом магазина. Психологически важно не просто наличие дисконтной карты с постоянной скидкой, а наличие в магазине накопительной системы скидок, которая стимулирует покупателя делать покупки именно здесь, постепенно зарабатывая для себя бОльшую скидку. Именно этот психологический трюк делает покупателя постоянным клиентом. Однако, организовать  накопительную систему скидок возможно только при условии  автоматизации учета товара и клиентов. Для ускорения работы дисконтная карта также как и  товар маркируется уникальным штрих-кодом, позволяющим быстро обрабатывать ее сканером и автоматически рассчитывать размер скидки в соответствии с существующей в торговом предприятии политикой скидок. Дополнительно к ускорению обслуживания это увеличивает степень контроля над продавцом, практически лишая его возможности делать необоснованные скидки покупателям.

Быть конкурентоспособным

Автоматизация в торговле важна не только как средство тотального учета товара в интересах владельцев бизнеса, но, прежде всего в интересах покупателей как средство улучшения скорости и качества обслуживания, освобождения времени продавца, чтобы свободно общаться с покупателем.

Ничто так сильно не раздражает нашего покупателя, как необходимость ждать своей очереди, поэтому ускорение обслуживания всегда оправдано и окупает затраты. Автоматизация учета играет в этом процессе ведущую роль. Кроме этого, автоматизация дает продавцу необходимую степень информированности о наличии нужного покупателю товара, размера, цвета, материала, сезона, производителя, коллекции. Знание остатков товара на складе по определенному поставщику позволяет легко сделать заказ заканчивающегося товара.

В целом эффект от автоматизации учета в магазине достигается за счет ведения точного количественного учета товара, снижения краж и повышения ответственности персонала, ускорения обслуживания покупателей, снижения степени загруженности продавцов, увеличения товарооборота и прибыли. Все это повышает престиж и конкурентоспособность торгового предприятия.