Каталог предприятий

 

Транспорт и экспедирование

12.11.2007

Заполнение ТТН

Оценка
Эксперты:
2.00
Анонимы:
1.84
Просмотров:
43624
Комментариев:
0
vktr аватар
(рейтинг: 3.00/2.20)

Я часто сталкиваюсь с интересным фактом: вне зависимости от размера компании и масштабов перевозок - может не оказаться специалиста, владеющего умением правильно оформить комплект документов на перевозку. А недостаточно корректное оформление документов, сопровождающих груз, вызывает как минимум - сложности во взаимоотношениях с государственными контролирующими органами («проверка на дорогах»), и как максимум – отказ в возмещении ущерба страховой компанией при наступлении страхового случая. Поэтому считаю полезным напомнить основные правила оформления товарно-транспортных документов.

Небольшое вступление, которое всем должно быть известно 

Организации (изготовители товаров, а также торгующие) могут перевозить грузы как собственным транспортом, так и пользуясь услугами организаций - перевозчиков, с которыми должен быть заключен договор перевозки.

По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить переданный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его получателю, а отправитель обязуется уплатить за перевозку установленную договором плату.Условия перевозки товаров и ответственность сторон по перевозкам определяются соглашением сторон, если иное не установлено законодательством.

С транспортной организацией может быть заключен не только разовый, но и долгосрочный договор на перевозки на любой срок, например на месяц, квартал, год, или же стороны договариваются подавать разовые заказы (по любым каналам связи), принимаемые перевозчиком к исполнению. 

Общие правила оформления товарно-транспортной накладной 

Для организации (предпринимателя), осуществляющей перевозку груза, оформление и наличие у водителя путевого листа и перевозочных документов является обязательным.К перевозочным документам относится в том числе товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме 1-ТН, которая утверждена приказом Минстата, Минтранса Украины от 29.12.1995.

ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов за их перевозки и, как правило, оформляется грузоотправителем. Товарно-транспортная накладная состоит из двух основных разделов - товарного и транспортного (см. пример заполнения товарно-транспортной накладной).

Товарный раздел определяет отношения между грузоотправителем и грузополучателем и служит основанием для списания ТМЦ со склада у грузоотправителя и оприходования их на склад грузополучателя.

Транспортный раздел отражает отношения между грузоотправителем - заказчиком автотранспортных услуг с организацией - владельцем этого транспорта, выполняющим перевозку грузов, и служит для учета транспортных работ и расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов и другим сопутствующим работам.

Таким образом, ТТН выполняет одновременно несколько функций.  Правильное оформление товарно-транспортной накладной важно и для отправителя, и для получателя груза, поскольку ТТН является документом, подтверждающим выполнение грузоотправителем своих обязанностей перед грузополучателем в соответствии с заключенным между ними договором.

ТТН составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов (незаполненные поля прочеркиваются). Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес нескольких получателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов каждому грузополучателю в отдельности. На одного грузополучателя также может быть выписано несколько ТТН – например, одна на товар согласно накладной, вторая – на перемещаемое торговое оборудование.

ТТН выписывается в четырех экземплярах. Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначен для списания ТМЦ со склада. Второй, третий и четвертый экземпляры заверяются подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, подписью водителя и вручаются водителю. Второй экземпляр сдается водителем грузополучателю для оприходования ТМЦ. Третий и четвертый экземпляры, заверяемые подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются в бухгалтерию транспортной организации.Третий экземпляр, служащий основанием для расчета платы за перевозку, транспортная организация прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику.Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Грузоотправитель может выписывать дополнительные экземпляры ТТН, количество которых устанавливается участниками договора.В зависимости от особенностей товаров к ТТН могут прилагаться другие документы, следующие с грузом (сертификаты, накладные, карта загрузки и т.д.). 

Заполнение ТТН грузоотправителем 

Рассмотрим общий случай оформления ТТН, когда товар перевозит специализированная организация, оказывающая транспортные услуги.

Сначала часть реквизитов ТТН заполняется грузоотправителем до прибытия автомобиля под погрузку. Заполняются следующие данные:

- дата составления ТТН

- наименование грузоотправителя, грузополучателя и плательщика транспортных услуг (в нашем примере плательщиком выступает грузоотправитель);

дополнительно при необходимости можно включить их реквизиты - такие, как адрес и номер телефона, расчетный счет организации, оплачивающей транспортную работу, коды ОКПО отправителя и получателя груза.

Далее переходим к товарному разделу, в котором заполняется таблица данных о товаре (коды, номенклатура, количество, цена, наименование, единицы измерения, упаковка, количество мест и масса, сумма, пр.).

Но, поскольку таблица товарного раздела рассчитана на заполнение трех наименований, что явно недостаточно, в этом случае в таблице товарного раздела ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма (например, «согласно накладных №…», без которой ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов между грузоотправителем и грузополучателем и для учета транспортной работы.

При выдаче грузоотправителем документов, определяющих качество груза и взаимоотношения поставщика и покупателя (например, сертификаты, счета, счета-фактуры, счета-проформы, удостоверения, свидетельства и т.д.), которые перечисляются в колонке "с грузом следуют документы», водитель обязан принять эти документы и передать их вместе с грузом грузополучателю – а грузополучатель потребовать их у водителя.

Следует также иметь в виду, что при приемке груза, перевозимого навалом, насыпью, наливом или в контейнерах, в ТТН должна быть указана масса такого груза в тоннах (с точностью до 0,01).

При приеме к перевозке тарно-штучного груза в ТТН следует обязательно указывать только общее количество и маркировку грузовых мест. Вес груза в данном случае необходимо указать «условный». Это может оказаться полезным и подтвердит, что отправитель не превысил грузоподъемность автомобиля.

В строке "Всего на сумму" прописью записывают общую стоимость отгруженных товаров. Как показала практика, указывать полную стоимость груза – «палка о двух концах». С одной стороны, это определенная информация о ценности машины для «противоправно настроенных элементов», с другой – при наступлении страхового случая отсутствие информации о стоимости товаров существенно осложняет получение возмещения за пропавший груз (про перепроводку документов задним числом и корректировку сумм накладных страховые агенты очень проинформированы).

Рекомендация водителю – записывать фамилию, звание, личный номер инспектора ГАИ, проверявшего ТТН, и проинформировать инспектора об этом.

В строке "Отпуск разрешил" указывается должность лица, ответственного за отгрузку товарно-материальных ценностей, которое своей подписью удостоверяет правильность сделанных записей и разрешает произвести отправку груза грузополучателю. В транспортном разделе указываются наименование транспортной организации и ее реквизиты, наименование и реквизиты организации, которая будет оплачивать услуги по перевозке, а в строках "Пункт погрузки" и "Пункт разгрузки" - соответствующие адреса. Не стоит указывать только наименование населенного пункта, указание полного адреса выгрузки как минимум поможет водителю при общении с сотрудниками ГАИ при проезде под знак ограничения проезда. В таблице "Сведения о грузе" грузоотправитель до прибытия автомобиля под погрузку может внести информацию:

- "название груза" - указать наименование груза;

- в графе "С грузом следуют документы" - вписать наименования и номера документов, прилагаемых к ТТН (сертификатов, удостоверений, свидетельств и т.д.). Указанные документы водитель-экспедитор обязан принять и передать вместе с грузом грузополучателю;

- в графе "Вид упаковки" - записать сокращенно вид тары, в которой перевозится груз (например: "ящики", "коробки", пр.). При предъявлении к перевозке неупакованного груза указывается сокращенно "н/у";

- в графе "Количество мест" - указать количество мест отдельно по каждому из приведенных наименований груза и по каждому виду упаковки. При перевозке грузов пакетами на поддонах указывается количество пакетов, при перевозке грузов навалом, насыпью или наливом вносится соответствующая запись и количество мест не указывается.

После прибытия автомобиля на основании предъявленного водителем путевого листа и других необходимых документов грузоотправитель заполняет остальные реквизиты ТТН. В транспортном разделе вписываются дата и номер путевого листа и все необходимые реквизиты прибывшего под погрузку автомобиля, такие, как фамилия, имя и отчество водителя, марка автомобиля и его государственный номерной знак и др. Если какой-либо реквизит отсутствует, то ставится прочерк. В таблице "Сведения о грузе" также указываются:- способ, которым определена масса груза. При взвешивании груза на весах должен быть указан тип весов (товарные весы, автомобильные весы и др.). Если вес груза определен по стандарту, замеру или расчетным путем, в графе производится соответствующая запись. Масса груза и количество грузовых мест определяются совместно грузоотправителем и перевозчиком техническими средствами грузоотправителя.

- в графе "Масса брутто" - масса груза в тоннах с точностью до 0,01 по видам наименований перевозимых грузов и общая масса груза.

- «код груза» и «класс груза» - заполняет специалист перевозчика. Если перевозка грузов осуществляется под пломбой грузоотправителя (крытые фургоны, контейнеры, цистерны и т.п.), то в ТТН в соответствующих полях под таблицей "Сведения о грузе" ставятся оттиски пломбы или указывается ее номер.Если при приемке груза получателем окажется, что пломба была повреждена, то составляется акт и в ТТН в разделе "Отметки о составленных актах" делается соответствующая запись.

В строке "Сдал" ниже таблицы "Сведения о грузе" материально-ответственное лицо грузоотправителя своей подписью удостоверяет сдачу груза водителю, а в следующей строке за прием товара к перевозке расписывается водитель. Данный раздел подтверждает передачу ответственности за груз.

В разделе "Погрузочно-разгрузочные операции" грузоотправитель заполняет (при необходимости) реквизиты по погрузочным работам: наименование организации, выполняющей погрузочные операции (в нашем примере это сам грузоотправитель), способ погрузки (ручной, механизированный и т.д.), наименование механизма, которым выполнены погрузочные работы, и его характеристики (грузоподъемность, емкость ковша и т.д.), затем проставляет время прибытия автомобиля под погрузку и убытия после ее окончания.

Временем прибытия под погрузку считается время предъявления водителем путевого листа у въездных ворот (контрольно-пропускного пункта).

Временем убытия автомобиля из-под погрузки считается время подписания и передачи ТТН водителю.

Если в одной ездке груз отгружается по нескольким ТТН, то время прибытия под погрузку записывается в первой из них, а в остальных в соответствующих графах ставятся прочерки.

Груз считается принятым к перевозке после передачи водителем грузоотправителю подписанного им экземпляра ТТН. 

Заполнение ТТН грузополучателем Грузополучатель после доставки и приемки груза от водителя в трех экземплярах ТТН заполняет следующие реквизиты.В транспортном разделе грузополучателем заполняются:

- реквизиты по разгрузочным операциям: наименование организации, выполняющей разгрузку (в нашем примере - это грузополучатель), способ разгрузки, время прибытия автомобиля под разгрузку и убытия после ее окончания;

- в строке "Сдал водитель-экспедитор" водитель-экспедитор своей подписью удостоверяет сдачу груза грузополучателю;

- в строке "Принял" проставляются должность, ФИО лица, принявшего груз, подпись этого лица, а также штамп грузополучателя, чем и удостоверяется прием груза.

Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись также и на других товаросопроводительных документах, следующих вместе с грузом, и заверяет ее круглой печатью организации.

После приема товара по количеству и качеству грузополучатель в товарном разделе ставит свою подпись в строке "Груз получил грузополучатель".

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В ТТН следует сделать отметку о составлении акта.

Грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за все последствия неправильности или неполноты сведений, указанных ими в ТТН. Автотранспортные предприятия имеют право проверять правильность этих сведений.

Второй экземпляр ТТН остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования товаров и проведения взаиморасчетов с грузоотправителем.

Третий и четвертый экземпляры ТТН, заверенные подписями и печатями грузоотправителя, грузополучателя и водителя, вместе с путевым листом водитель сдает диспетчеру (или в бухгалтерию) организации-перевозчика. 

Заполнение ТТН организацией-перевозчиком 

После доставки груза по назначению на сданных водителем диспетчеру (или в бухгалтерию) экземплярах ТТН в разделе "Прочие сведения" записываются:

- расстояние перевозки груза;

- код экспедирования груза;

- суммы, начисленные водителю за выполненную транспортную работу;

- поправочные коэффициенты к зарплате водителя (для изменения расценок водителю) и к основному тарифу.

Раздел "Прочие сведения" заполняется для того, чтобы рассчитать стоимость услуги по перевозке и предъявить счет заказчику транспортной услуги.

В соглашении перевозчика с грузоотправителем и грузополучателем может предусматриваться участие водителя в погрузке и разгрузке грузов с соответствующей оплатой его труда.

Погрузка и разгрузка считаются законченными после вручения водителю правильно оформленных товарно-транспортных документов на погруженный или выгруженный груз. 

Небольшое послесловие

Правильное заполнение ключевых полей в транспортном и товарном разделах как минимум обеспечит Вам:

- документальное подтверждение передачи груза к транспортировке и приема груза от перевозчика

- подтверждение, что водитель перевозчика согласен, что перегруза автомобиля нет- возможность зафиксировать составление акта приема товара

- передать по цепочке корректную информацию о количестве мест груза по каждому типу упаковки, номерах пломб

- зафиксировать сумму перевозки, независимо от последующих переоценок товара и перепроведений документов в учетной системе

- облегчить водителю общение с инспекторами ГАИ и представителями других властных структур (без комментариев)

Все это можно сделать с помощью и других документов(целого пакета), но ТТН – незаменима в «соединении» всех данных в единое целое.