Инвентаризация на складе

Инвентаризация складских запасов – это мероприятие, которое очень четко и качественно отвечает на вопрос: «Как налажены работа и учет остатков на складе?» Что же делать, чтобы инвентаризация склада прошла хорошо? И что значит это «хорошо»?

Ниже попробую поделиться опытом проведения инвентаризации на складе фармацевтической и косметической продукции, целью которой было как получения точных данных об излишках и недостачах склада, так и исправления данных в информационной системе по фактическим остаткам на складе с учетом серий. В какой-то степени это похоже на открытый бенчмаркинг – «метод использования чужого опыта, … для повышения эффективности управления и производства, совершенствования своих бизнес-процессов». Может кто-то подсмотрит кое-что для себя, а может, не сделает того, что не очень удалось нам.

Общие данные по инвентаризации.

Учет товаров организован партиями. Каждый новый приход – новая партия. Заводская серия товара является атрибутом партии и в информационной системе может быть один и тот же товар одной серии, но разных партий. Это учет. На складе же разные партии одной серии физически ничем не отличаются. Для склада это одна серия и о партиях они знать не знают.

Все позиции в информационной системе хранятся на виртуальных складах. Склады имеют различное предназначение: товары для продажи, новые поступления, бракованный, нетоварного вида. Только склады для продажи имеют места хранения, причем ячейки хранения на дополнительных местах и на паллетном складе в информационной системе не фигурирует по ряду объективных причин.

На складе организованно статическое адресное хранение, т.е. за каждым товаром закреплено определенное место склада комплектования (гравитационные стеллажи, полочные стеллажи, спец. комнаты, сейф, холодильник). Если остаток товара не вмещается на ячейке, его остаток хранится либо на местах дополнительного хранения (за основными местами на складе комплектования), либо на складе паллетного хранения, причем все заводские упаковки и паллеты пронумерованы местом основного хранения (№ ячейки), а на самой ячейке, на стеллажной карте, указано место размещения каждой партии (делается вручную при расстановке нового товара).

Схематически склад можно представить следующим образом (стрелками показано перемещение товара):
Отгрузка со склада организована по принципу FIFO. Датой прихода товара, участвующей в расчете FIFO, является последняя дата (с точностью до секунд) размещения партии товара на складах для продажи. Т.е. даже перенос товара по материальному учету со склада на склад может влиять на очередность комплектования.

Проведение подготовительных работ.

Работы на складе

За несколько дней до начала инвентаризации все подразделения компании, ответственные за расположение товаров на складе, проводят все операции по выверке остатков (возвраты поставщикам, возвраты клиентов, списание брака, обмены и недопоставки и т.п.).  Весь товар, который по некоторым причинам остается на складе, складывается отдельно, маркируется и в инвентаризации не участвует.Так как товары расположены по адресам, то перед проведением инвентаризации проверяется соответствие расположению в информационной системе и физическому расположению.

Чтобы данные обо всех позициях были в информационной системе, в компании принято не заказывать новые товары за два дня до инвентаризации. Это дает возможность отделу входного контроля принять, а отделу расстановки – расставить новый товар до начала инвентаризации.

Также за день до инвентаризации сотрудники склада максимально заполняют ячейки на складе комплектования, убирают лишнее на паллетный склад, приводят в порядок рабочие места (очень часто на рабочих местах контролеров — упаковщиков много товаров, которые были либо ошибочно вложены при подборе, либо пересортица – эти товары раскладывают по местам хранения).

Работы в информационной системе по инвентаризации

Бракованный и нетоварного вида товар располагается в отдельном месте на складе и на отдельных виртуальных складах  информационной системе и инвентаризируется по отдельной ведомости. Новые поступления должны до начала инвентаризации перейти в статус товара для продажи и быть перенесенными в информационной системе на места хранения. Также существует виртуальный склад для обозначения товара, который «исчезает» во время между инвентаризациями. Например, он расположен в неуказанном месте, или «пересортился» с другими товарами, или еще какие причины, но точно ответить, где товар, никто не может. Это товар перед инвентаризацией тоже перемещается по учету на места хранения для попадания в инвентаризационные ведомости.

В информационной системе проверяются все типы резервирования позиций, все незакрытые заказы, так, что бы весь товар был свободным, т.е. готовым к продаже. В конечном итоге перед инвентаризацией руководители компании и руководство склада получают ведомость товара с указанием цен и места хранения на складе, с чем в конечном итоге необходимо будет сравнить результаты подсчета товара. Вид такой ведомости может быть таким:

Проведение инвентаризации

Утром первого дня инвентаризации печатаются ведомости инвентаризации для склада. Причем печатаются два типа ведомостей: для подсчета на ячейках хранения (склад комплектования) ведомости печатаются по порядку ячеек, а для подсчета товаров на паллетном складе – отсортированные по алфавиту.

Работы на складе

Главное правило – участники инвентаризации пересчитывают только тот товар, который расположен на закрепленном за ними участке склада. Если обнаруженный товар отсутствует в ведомости, он складируется в определенном месте склада и разбирается отдельными работниками.

Для работников, которые подсчитывают товары на ячейках, необходимо проделать следующие операции:

1. Достать весь товар с ячейки, пересчитать посерийно, дописать серию, если серия не указана в ведомости, и занести количество в ведомость.
2. Подсчитанные серии выложить в порядке возрастания количества (все наличное на ячейке количество снимается, подсчитывается, вперед кладется серия с наименьшим наличным количеством, за ней – со следующим по величине количеством и т.д.). В инвентаризационной ведомости напротив каждой серии указывается ее номер по порядку в соответствии с новым размещением на ячейке – «1», «2» и т.д.

Для работников, которые подсчитывают товары на дополнительных местах хранения и на паллетном складе, необходимо в ведомости указывать номер дополнительной ячейки, на которой  фактически расположен товар. Сразу после завершения подсчета инвентаризационного листа, на листе ставится фамилии и подписи всех членов рабочей бригады, делается ксерокопия и лист передается одному из операторов для ввода в информационную систему.

После подсчета своего участка, группы меняются копиями ведомостей с другими группами для перепроверки подсчетов. При выявлении расхождений и контрольного пересчета, листы с исправлениями передаются старшему оператору для исправления данных в информационной системе.

Товар, который отсутствует в ведомостях, разбирается провизором склада и специальным оператором, которые идентифицируют его и определяют ему место хранения. Ведомость такого товара тоже передается операторам материального учета.

Работа в информационной системе по инвентаризации

А что в это время происходит в информационной системе?

После печати инвентаризационных ведомостей весь товар, который числится на складах для продажи, переносится на предварительно определенный виртуальный склад, назовем его ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ, обнуляя остатки по товарам. По заполненным инвентаризационным ведомостям операторы склада переносят в информационной системе товары со склада «Инвентаризация» на склады для продажи. Если по какой-то причине на складе «Инвентаризация» не хватает количества товара и/или определенной серии согласно ведомости, оператор проводит операцию «Излишки инвентаризации» для этой партии (серии).

Для предопределения правила FIFO при переносе товара оператор может и должен изменять время проведения тех или иных операций. Дата операций  — дата проведения инвентаризации. Для каждой из зон склада (склад комплектования, дополнительные места хранения, паллетный склад) определено время проведения операций и для переноса каждой серии одинакового товара указывается разное время (с точностью до минут и секунд). Наименьшее (самое раннее) время указывается для переноса серии, положенной на ячейку первой, на несколько минут большее – для второй серии и т.д. Для ввода данных с ведомостей с пометкой «Склад комплектования» используется время с 00:01 до 10:00, с пометкой «Дополнительные места хранения» — с 11:00 до 18:00, с пометкой «Паллетный склад» — с 19:00 до 23:00. В определенном поле при проведении операции вписывать фактический номер ячейки, на которой расположен товар (он должен быть указан в инвентаризационной ведомости для дополнительных и паллетных мест хранения).

После проведения инвентаризации для всех мест хранения распечатываются стеллажные карты в указанной очередности (отсортировано по времени размещения товара на ячейке) с указанием информации о дополнительных местах хранения. Такая же информация предоставляется кладовщикам паллетного склада для оперативного поиска необходимых товаров. В дальнейшем, для кладовщиков организовано место учета перемещений товаров на паллетном складе. Таким образом, весь товар будет расположен физически на складе и в информационной системе в одной последовательности, с точным соблюдением количества по серийно.

После окончания переноса всех товаров по инвентаризационным ведомостям в информационной системе, составляется сравнительная ведомость товаров, которые числились на момент начала инвентаризации на складах для продажи и которые числятся на конец инвентаризации. Вид такой ведомости:

До окончания инвентаризации менеджеры склада и операторы перепроверяют расхождения в количествах и суммах (начиная с самых крупных). Чаще всего ошибки возникают в процессе ввода информации (где лишний ноль написали, а где, наоборот, не дописали, неразборчивый почерк и т.п.). После выявления всех ошибок еще раз выводится ведомость расхождений, где сумма последнего столбца – по сути, результат инвентаризации.

Что же делать с товаром, который остался на виртуальном складе Инвентаризация? Мы его списываем, как недостачи инвентаризации. И бухгалтерия оперирует этими списаниями и теми операциями излишков инвентаризации, которые проводили операторы при переносе на склады для продажи для определения итогов инвентаризации в любых ценах (входных, средневзвешенных и т.п.)

В итоге,  на утро после инвентаризации, в информационной системе мы имеем:

• расположение товара физически и очередность комплектования по принципу FIFO информационной системой тождественны;
• точное соответствие количеств по серийно на складе и в информационной системе;
• руководство компании, бухгалтерия и менеджеры склада точно знают результат инвентаризации, и какие позиции имеют отклонения.